Format OpenDocument Spreadsheet (.ods) dan Format Excel (.xlsx)

Saat anda menyimpan file dengan format .ods (OpenDocument Spreadsheet) di Ms.Excel 2010 kemudian ketika anda membukanya lagi, kemungkinan anda akan mendapati beberapa perbedaan pemformatan antara versi Excel 2010 (.xlsx) dengan versi OpenDocument (.ods).

Hal ini terjadi karena ada perbedaan fitur yang didukung masing-masing format tersebut.

Data dan konten akan di konversi sesuai dengan fitur masing-masing format, sehingga ini akan mempengaruhi bagaimana anda berinteraksi dengan data dan konten pada setiap format file ini.

Dalam proses penyimpanan file ini (saving), anda juga dapat mengatur default format melalui menu Options seperti ini :

Klik pada tab menu File,

dibawah Help klik Options,

klik Save, dibawah Save Workbooks, pilih format file yang anda inginkan pada menu list view Save files in this format.

Default Saving

Apa yang tejadi jika anda menyimpan file dalam format .ods ?

Document Recovery Files

Saat anda bekerja dengan Ms.Office, terkadang ada suatu kondisi dimana Ms.Office ditutup (close) secara tidak terduga padahal anda belum sempat menyimpan perubahan (save). Jika kejadian kondisi seperti ini, maka Ms.Office akan melakukan 2 kemungkinan :

• Program membuka file kembali sehingga anda dapat melanjutkan pekerjaan anda.
• Muncul Document Recovery task pane, dengan menampilkan list file Recovery pada panel Document Recovery di sebelah kiri.

Document Recovery pane

Bagaimana cara menggunakan fitur ini ?

Save File Office 2010 ke Versi Sebelumnya.

Bagi anda pengguna Ms.Office 2010 dan ingin berbagi file dengan pengguna Office versi sebelumnya, anda tidak perlu khawatir karena Office 2010 memiliki fitur penyimpanan file (file saving) yang bisa di sesuaikan.

Misalnya saja anda ingin berbagi file Ms.Word dengan pengguna Office 2003, anda bisa menyimpan nya sebagai dokumen 97-2003 sehingga pengguna Office 2003 dapat membukanya.

Anda juga dapat memeriksa kompabilitas Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010, dan Microsoft PowerPoint 2010 dengan versi sebelumnya menggunakan fitur Compatibility Checker.

Klik pada tab File.

Selanjutnya klik Info.

Dibawah Prepare for Sharing, klik Check for Issues.

Terakhir pilih Check Compability.

Ms.Excel Compability Check

Konfigurasi Recent File

Satu lagi fitur yang dimiliki program aplikasi Ms.Office adalah Recent File, dimana Ms.Office akan menampilkan daftar beberapa file atau dokumen yang terakhir di akses atau terakhir anda gunakan.

Contoh nya seperti ini :

Recent file

Fitur ini sangat bermanfaat terutama jika anda sering mengakses beberapa dokumen atau file yang sama.

Secara default, fitur ini dalam keadaan aktif. Namun anda bisa mengaturnya misal nya mematikan, mengaktifkan kembali, menghapus, atau menyesuaikan jumlah file yang ingin ditampilkan.

Jika fitur ini di matikan dan kemudian di aktifkan kembali, maka hanya file yang di buka dan disimpan setelah fitur ini diaktifkan saja yang akan tampil pada daftar.

Misalnya anda menutup sebuah file lalu kemudian memindahkan lokasi filenya misal menggunakan Windows Explorer, maka link yang menuju program tersebut tidak akan berfungsi lagi.

Extensi File dan Format XML

Format file berbasis XML seperti .docx, .xlsx, dan .pptx mulai diperkenalkan pada sistem Microsoft Office 2007. Format file ini berlaku untuk Microsoft Office Word, Excel, dan PowerPoint.

Lalu apa saja manfaat dari format file ini ?

Open XML memiliki banyak manfaat, tidak hanya bagi para pengembang beserta solusi yang mereka bangun, tetapi juga untuk kalangan individu dan organisasi. Manfaatnya antara lain :

Ukuran File Lebih Ringkas.

File dikompresi secara otomatis sehingga ukuran file bisa sampai 75% menjadi lebih kecil dari file biasa. Open XML menggunakan teknologi kompresi ZIP untuk menyimpan dokumen. Dengan ukuran file yang lebih ringkas, ruang penyimpanan yang dibutuhkan untuk menyimpan file akan menjadi lebih kecil, selain itu saat file ini dikirim melalui jaringan dan internet, misalnya email bandwidth yang dibutuhkan pun tidak terlalu besar.

Saat file dibuka, file akan dikembalikan ke ukuran normal atau istilahnya unzipped dan saat di simpan file akan dikompresi kembali secara otomatis (zipped).

Fitur AutoRecover pada Ms.Excel

Salah satu fitur yang dimiliki Ms.Excel adalah fitur AutoRecover, fitur ini sangat bermanfaat saat terjadi masalah pada PC anda yang mangakibatkan apliaksi Ms.Office tertutup secara tiba-tiba.

Masalah seperti ini bisa saja terjadi karena berbagai hal, misalnya saja :

1. Terjadi pemadaman listrik.
2. Ada program didalam PC anda yang mengganggu sistem sehingga menjadi tidak stabil.
3. Ada masalah dengan apliaksi Ms.Office di PC anda.
4. Menutup file tanpa menyimpannya.
5. dll.

Anda tidak akan selalu dapat melakukan langkah antisipasi terhadap kondisi tersebut, namun dengan fitur ini anda dapat melakukan langkah-langkah yang dapat menyelamatkan pekerjaan anda.

Walaupun demikian, fitur ini bukanlah pengganti langkah-langkah penyimpanan dokumen secara manual yang biasa anda lakukan terhadap dokumen pekerjaan anda. Penyimpanan secara manual dalam kondisi normal tetap harus menjadi prioritas anda.

Bagaimana cara Setting Fitur ini ?